Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
ROGNES (13840)
Le CHRS L’ETAPE situé à Rognes (établissement social et médico-social depuis 1942), Centre d’Hébergement et de Réinsertion Sociale accueille et accompagne des hommes adultes en difficulté sans limites d’âge.
Dans le cadre du remplacement sur congé maternité, nous recherchons une secrétaire pour assurer en temps partiel (de 20h à 24h/semaine) pour les mois de juin juillet aout (et éventuellement jusqu’à mi-septembre si disponibilité)
Les missions :
ACCUEIL PHYSIQUE et TELEPHONIQUE
Gestion du portail (ouverture sécurité) aux fournisseurs, livreurs divers, partenaires, visites établissement
Résidents : Différentes demandes et besoins du résident, photocopies, dépôt du courrier.
Gestion des appels entrants et sortants
TACHES ADMINISTRATIVES
1 GENERALES
Enregistrement courrier arrivée et dispatching
Consultation tout le long de la journée des mails et transferts
Classement et Archivage
Affranchissement, mise sous plis, la poste, commande de timbres etc….
Photocopies diverses
Mise à jour de différentes listes internes
Mise à jour quotidienne des différents tableaux de suivi selon les informations reçues
Reliage de divers documents, plastification, etc…
Constitution de différentes feuilles d’émargement Manifestations exceptionnelles avec organisation
Appels maintenance copieur + renvoi toners usagés
Commande de fournitures pour l’administratif et la technique
2- RH ET COMPTABILITE
Gérer le tableau de suivi des absences : enfants malades, maladie, A.T., autres
Mettre à jour le tableau d’absentéisme
Réalisations de divers courriers
Enregistrement et scans et classement papier et informatique des factures
3- EDUCATIVES
Mise à jour des fichiers de présence des résidents
Tenue de différents tableaux de suivis statistiques en lien avec le chef de service
4- TECHNIQUES LOGISTIQUES
Suivi des dons et collectes alimentaires : transmission à la banque alimentaire tous les vendredis de l’état de collecte
Enregistrement scan de tous les bons de livraison, puis rapprochement avec factures avant envoi aux cadres
Enregistrement des documents de la cuisine
Nous recherchons une personne qui apprécie l’environnement de l’aide aux personnes vulnérables, qui ait le sens du contact et soit bienveillante dans son approche.
La maitrise de word et excel est impérative.
Organisation du travail du lundi au vendredi : 8h30/12h30 ou 13h lundi mardi mercredi, 8h30 /12h30 jeudi vendredi
Vous vous reconnaissez ? rejoignez-nous !
Type de contrat CDD tout public – 3 mois
Durée de travail 20h/semaine 0à 24h/semaines
Salaire
Salaire brut (selon le volume horaire) : Mensuel de 1 030 € à 1 230 € / mois
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Secrétariat bureautique CAP, BEP et équivalents Cette formation est indispensable
Compétences
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
- Classer des documents
Savoir-être professionnels
- Prendre des initiatives et être force de proposition
- S’adapter aux changements
- Être à l’écoute, faire preuve d’empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d’activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Envoyer votre lettre de motivation et CV à CHRS L’Etape – Peraldi Sandrine
Adresse électronique dg@asm-handicap.org